Искусство как управлять своим временем

тайм менеджмент

Как научиться управлять своим временем — одна из важнейших задач для фрилансера. С хорошей системой управления временем ты легко сможешь найти время на важные для тебя вещи, как в профессиональной, так и в личной жизни.

Успешно управлять временем может быть непросто, особенно для начинающих фрилансеров и тех, кто работает на себя. Когда у тебя есть бос, который говорит что и когда надо сделать, расставлять приоритеты и решать, что должно быть сделано и когда, гораздо проще. Но когда ты имеешь дело не только со сроками выполнения работ, но также и с каждодневной рутиной, связанной с управлением бизнеса, и при этом пытаешься найти время на личную жизнь, управление временем становится более сложной задачей.

1. Будь организованным

Больше всего времени тратится впустую на поиски чего-либо, будь то на твоем компьютере или на рабочем столе. Здесь могут быть различия в зависимости от сферы деятельности и личных предпочтений, но у тебя, безусловно, должна быть система для того, чтобы справляться с ежедневной информацией. Для этого можно использовать папки и ярлыки на компьютере, а также скоросшиватели и папки для организации физического пространства.

тайм менеджмент

Экспериментируй с различными организационными системами, пока не найдешь ту, которая подходит именно тебе. У меня, например, есть папка «работа» на рабочем столе, а в ней заведена отдельная папка на каждого постоянного клиента. Для одноразовых клиентов я создаю папки только на время работы с ними, а после окончания проекта эти папки перемещаются в папку «выполненный» (и, как правило, переносятся на портативный жесткий диск). Бумажной работы у меня очень мало, поэтому с папками на столе у меня нет особых сложностей.

2. Отделяй рабочее пространство от всего остального

У тебя должно быть отдельное рабочее место. Это достаточно простая задача, если ты работаешь в офисе, и не совсем простая, если ты работаешь дома. Вот несколько советов, как создать рабочее место, если у тебя нет отдельного офиса:

Приобрети письменный стол. Не пытайся работать за обеденным столом. Это неэффективно, и тебе постоянно придется убирать вещи для того, чтобы потом вернуть их обратно. Гораздо лучше, если у тебя есть место, где ты сможешь оставлять все, что связано с работой.

Когда ты на рабочем месте, оденься «по-рабочему». Сидя за письменным столом, ты, например, можешь надеть туфли (это как раз то, что делаю я чаще всего).

Все еще не использованное пространство. У тебя дома есть незанятая комната, угол в комнате или даже кладовка? Достаточно ли там места для письменного стола? Если да, то ты, скорее всего, нашел себе офис. Если твой «офис» занимает часть комнаты, не забудь купить офисный шкаф, чтобы складывать туда все, что связано с работой и не используется в данный момент. Для кладовки и других маленьких комнат подойдут встроенные стол и полки. Воспользуйся незанятым пространством для того, чтобы обустроить себе отдельное рабочее место.

тайм менеджмент

3. Воспользуйся различными способами управления временем

Существуют сотни способов для того, чтобы организовывать и управлять временем. Вы можете воспользоваться как бумажными ежедневниками и календарями, так и онлайн приложениями. Свой список дел я храню при помощи программы «Remember the milk» (профессиональная версия программы разработана и для Айфонов).

тайм менеджмент

Раньше я использовал всем знакомые желтые стикеры для организации запланированных дел (я приклеивал их к письменному столу напротив клавиатуры) и карманную черную записную книжку от Moleskine. Оба варианта были эффективными, но я решил, что хочу иметь повсеместный доступ к своему списку дел.

Есть много других средств для управления временем. Поэкспериментируй с несколькими для того, что выяснить, какие подходят именно тебе. Единого решения, которое бы подошло всем не существует. Но, несомненно, каждый может найти свои способы управления временем.

4. Ставь цели

Определять цели – одна из важных задач в управлении временем. Если у тебя нет целей, как ты поймешь, что для тебя важно? Что заслуживает твоего времени и внимания? Ответ прост: ты не поймешь.

Цели не должны быть формальными. Они также не должны быть долгосрочными (хотя такие цели тоже могут помочь). Цели должны быть таковыми, чтобы обращать твое внимание на том, что важно.

Одной из моих целей может быть выполнить всю работу к четвергу – чтобы пятницу посвятить отдыху или работе над личным проектом. Эта цель заставляет меня работать более продуктивно, чтобы закончить работу за 80% отведенного времени. Сократить рабочую неделю на 20% не так сложно – можно работать в обеденное время или же вставать на полчаса раньше.

Цели должны быть достижимыми и конкретными. Ты можешь ставить перед собой повторяющиеся цели («Хочу отдыхать каждую пятницу»), или одноразовые цели («Хочу закончить дизайн моего нового вебсайта к следующему вторнику»), или любую комбинацию двух вышеперечисленных видов целей. Ты можешь записывать свои цели или держать их в голове. Главное – всегда иметь цель.

5. Устанавливай сроки

Срок является своего рода неотъемлемой целью проекта. Если ты знаешь, что что-то должно быть сделано к понедельнику, то ты, с большей вероятностью, организуешь свою работу должным образом.

тайм менеджмент

Если твои клиенты или бос не устанавливают перед тобой определенных сроков, ты должен установить эти сроки самостоятельно. Подумай о том, когда бы тебе хотелось что-то закончить или приступить к работе над новым проектом. Занеси эту дату в календарь или отметь ее в своем списке дел. Для большей уверенности скажи кому-нибудь о своем сроке. Давление со стороны может стать хорошим средством, чтобы заставить тебя работать усердней.

6. Планируй заранее

У тебя должен быть план. Он может быть месячным, двухмесячным или годичным, в зависимости от твоей сферы деятельности. Как я уже упоминал, у меня есть календарь на каждый месяц для моих проектов и сроков. Там я также помечаю встречи, важные события и другую информацию, которая может нарушить мое регулярное рабочее расписание.

тайм менеджмент

7. Расставляй приоритеты

Ты должен расставлять приоритеты в том, что необходимо сделать. Работу, которая должна быть выполнена немедленно (или в ближайшие несколько дней), необходимо сделать в первую очередь. Далее следует работа, которую необходимо выполнить в ближайшие одну-две недели, а затем – все остальное.

тайм менеджмент

Не забудь включить в свое расписание и семейные ценности. Первый футбольный матч твоего ребенка важен, так что не забудь включить его в список приоритетных дел. Записи к врачу, школьные матчи, родительские собрания и вечеринки также должны учитываться при планировании рабочего расписания. Реши, какие мероприятия ты должен посетить, вне зависимости от степени завершенности работы, на каких мероприятиях ты хотел бы присутствовать, если выполнишь работу до определенного уровня, и какие мероприятия ты можешь или не можешь посетить если работа будет полностью закончена.

Выработай систему для того, чтобы отмечать дела разной степени приоритетности в своем расписании. Для этого можно использовать ручки разных цветов, или же делать какие-либо пометки (звездочки) напротив важных событий. Еще раз подчеркну – убедись в том, что все, что ты делаешь имеет смысл.

8. Делегируй или отдавай работу на сторону

Нет ничего страшного в том, чтобы привлекать постороннюю помощь время от времени. Ты можешь отдавать некоторые обязанности по проекту кому-то другому в офисе, или даже твоему ассистенту. Ты также можешь передавать выполнение части проекта (проведение исследования и т.д.) на сторону – это поможет тебе сфокусироваться на чем-то более важном.

Тебе совсем не обязательно делегировать часть своей работы. Почему не нанять домработницу, которая приходила бы раз в неделю и убирала бы дом? Или почему бы не нанять кого-нибудь, чтобы мыть твою машину, вместо того чтобы самому тратить на это субботний день? Эти услуги помогут тебе освободить сое время для более важных и интересных дел.

9. Оптимизируй свои рабочие процессы

Почти несомненно, что каждый день или каждую неделю ты делаешь что-то, что можно было бы упростить и рационализировать. Это может быть оплата услуг. Или же архивирование информации. Или что-то, что ты делаешь практически на каждом проекте.

Это те процессы, которые ты должен упростить и оптимизировать. Внимательно изучи, как ты работаешь в настоящее время, и найди шаги, которые можно объединить, или совсем убрать.

10. Научись говорить «нет»

Одна из самых опасных ловушек в управлении временем – это брать на себя слишком много работы. Ты должен научиться говорить «нет» некоторым людям. Если ты будешь брать на себя слишком много работы, ты не только не сможешь укладываться в сроки, но пострадают также качество работы и твои отношения (как профессиональные, так и личные).

Перед тем, как взяться за новую работу, просмотри свое расписание. У тебя на самом деле есть время на другой проект? Если нет, объясни клиенту, что у тебя слишком много работы, чтобы посвятить их проекту достаточно времени. Большинство тебя за это поблагодарит. Если же ты никак не можешь отказаться от предложенной работы, сообщи своим клиентам разумные сроки ее выполнения. Не говори, что ты сделаешь эту работу к следующей неделе, если знаешь, что будешь занят все это время другим проектом.

тайм менеджмент

Тот же принцип работает и в личных обязательствах. Если ты делал что-то ежегодно последние десять лет, совсем не значит, что ты будешь делать это дальше. Научись говорить «нет» своим друзьям, родственникам, соседям и другим людям в твоей жизни так, чтобы ты смог сказать «да» делам, на самом деле важным для тебя.

11. Узнай, когда ты работаешь лучше всего

Одно из преимуществ фрилансеров – это возможность самостоятельно устанавливать рабочие часы. Обрати внимание на время, когда ты наиболее продуктивен. Для меня – это время между девятью утра и двумя-тремя часами пополудни, а затем между шестью-семью часами вечера и одиннадцатью-двенадцатью часами ночи. Я не заставляю себя работать в то время, когда я не продуктивен (с двух до семи вечера, чаще всего).

тайм менеджмент

12. Устанавливай регулярные рабочие часы

Это относится ко времени, когда тебе работается лучше всего. У тебя должны быть регулярные рабочие часы каждый день. Если тебе лучше всего работается с четырех утра до обеда, работай в это время каждый день. Это так же значит, что в полдень ты должен прекратить работать и заняться чем-то еще. То же правило и для выходных. Бери, как минимум, два выходных в неделю. Это необязательно должны быть суббота и воскресенье: ты можешь сделать выходными среду и четверг или понедельник и пятницу. Главное – убедись в том, что у тебя есть время на отдых, иначе ты закончишь моральным и физическим истощением.

13. Не трать время впустую

Обрати внимание, на что ты тратишь время каждый день. Ты постоянно проверяешь Фэйсбук или Вконтакте? Встаешь, чтобы сходить за водой? Выгуливаешь собаку в шестой раз за полдня? Что бы это ни было, попытайся отвлекаться на это как можно меньше. Проверяй Фэйсбук или Вконтакте раз в час (или каждые два часа), держи на рабочем столе бутылку с водой, чтобы не было необходимости идти за ней каждый раз, когда ты захочешь пить. Определи, на что ты тратишь время впустую и устрани это.

тайм менеджмент

14. Избегай выполнения многих дел одновременно

Выполнение многих дел одновременно работает только в некоторых случаях. Но если дело касается работы над чем-то важным, выполнение многих дел одновременно скорее навредит, чем поможет. Работай только над одним проектом за раз. Это не значит, что ты должен работать только над одним проектом до его полного завершения, но это значит, что ты не должен метаться между тремя проектами каждые две минуты. Установи определенное время для одного проекта (двадцать, тридцать минут, час), и в течении этого времени занимайся только этим проектом.

Здесь также идет речь о попытке работать и одновременно проверять почту, играть в солитера, разговаривать по телефону. Все это не помешает тебе уделить достаточное внимание тому, над чем ты работаешь.

15. Делай частые перерывы

Изнеможение и усталость – враг продуктивности. Если ты вымотаешь себя, ты не сможешь закончить работу в срок (если вообще сможешь ее закончить). Регулярные перерывы помогут предотвратить истощение. Ты можешь пойти на прогулку в обед, посмотреть новости после ленча, сходить за покупками после обеда, а не вечером, или даже взять несколько недель выходных каждый год в качестве отпуска.

Эти небольшие перерывы восстанавливают наши силы и готовят к работе. Без них мы устаем и теряем концентрацию. Я, как правило, ухожу из дома на несколько часов после обеда. В это время я могу навестить родственников, сходить за покупками, покататься на машине и пройтись пешком, а летом можно и покупаться. Я также делаю десятиминутные перерывы в течение дня, чтобы перезарядиться и дать отдохнуть глазам. Кроме этого я устраиваю себе длинные выходные (по три или даже четыре дня).

тайм менеджмент

16. Поддерживай все в нужном состоянии

Поддержка особенно важна для любой системы управления временем. Но поддерживать ты должен не только свою систему. Все стороны твоей жизни должны протекать гладко, чтобы ты мог эффективно работать.

Это означает элементарное обслуживание своего компьютера (копировать файлы, очисткить корзину), своего офиса или рабочего места (вытереть пыль, убрать мусор и т.д.) и своего дома (помыть посуду, постирать вещи, починить что-то при необходимости).

Не забывай также и о себе. Ежедневные физические упражнения и правильное питание могут сыграть важную роль в улучшении твоей продуктивности.

тайм менеджмент

Ты можешь спросить – как это связано с управлением временем. Вот в чем дело: если ты не будешь поддерживать в необходимом состоянии все стороны своей жизни, когда-нибудь что-нибудь выйдет из строя. Так, тебе, может, придется потратить свое рабочее время на стирку, потому что у тебя не останется чистых вещей, или же это может быть что-то более существенное, как предотвратимая болезнь. Когда происходят неожиданные неприятности, они наносят удар по нашей производительности. В то же время, если ты включишь вышеперечисленные обязанности в свое расписание, они заберут у тебя совсем не много времени.

Перевод и редакция: Данную статью нам любезно перевела Крошка Вера. Редакция: Рог Виктор и Бернацкий Андрей. Если Вы хотите также принять непосредственное участие в проекте webformyself.com, то прочитайте раздел «Политика Сайта».

Автор: Кэмерон Чепмэн – профессиональный веб- и графический дизайнер с более, чем шестилетним стажем. Она так же пишет для ряда блогов, включая свой собственный «Cameron Chapman On Writing». Она также является автором выпускаемой вскоре книги «Интернет знаменитый».

Будем надеяться, что эти 16 советов по искусству управления своим временем, помогут вам в вашей повседневной работе.

Источник: http://www.smashingmagazine.com

E-mail:contact@webformyself.com

Проект webformyself.com — Как создать свой сайт. Основы самостоятельного сайтостроения

Карьера веб-дизайнера

Изучите информацию о том, как получить первый заказа по веб-дизайну и заработать реальные деньги

Научиться

Метки: ,

Комментарии Вконтакте:

Комментарии Facebook:

Комментарии (1)

  1. Владимир

    Хорошая статья! Меня эта тема очень касается. Времени всегда не хватает, а это плохо. Спасибо! Этой статьёй помогли убедить моих «помощников» в рациональном использовании времени. Я ещё не фрилансер и даже не «чайник», а только тапок от него, но есть надежда, что буду таковым. Удачи! С уважением! Владимир

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Я не робот.

Spam Protection by WP-SpamFree